Succesvol veranderen hoe doe je dat
De meeste veranderprocessen worden zelden onder ideale omstandigheden gerealiseerd. Voorbeelden van veel voorkomende problemen bij veranderingen zijn onder andere: Er is geen of te weinig tijd om uitvoerig bij vraagstukken stil te staan. Veranderingsprocessen worden van bovenaf opgelegd, ze worden in de directiekamer besloten. Er vindt geen overleg met de afdelingen plaats die de verandering faciliteren. Complexiteit en veelheid aan verschillende adviezen zorgt voor verlies aan overzicht waardoor managers de weg kwijtraken. Managers lopen weg voor de verantwoordelijkheid ten aanzien van de resultaten. Verschillen van mening over ‘hoe’, ‘wat’ en vooral het ‘waarom’. Allemaal oorzaken waarom veranderingsprojecten zo vaak mislukken. En dat is jammer te meer omdat de wereld om ons heen steeds sneller verandert. Het lijkt steeds meer de enige constante binnen organisaties te zijn. De eerste verandering is nog bezig als de tweede en derde al onderweg zijn. Succesvol veranderen wordt dan ook een overlevingsstrategie.
Succes is geen toeval
Met de inzichten uit “De kunst van het oorlog voeren” van Sun Zi, de Chinese Generaal trekken Alfaris Lawalata en Rico van Veenendaal een parellel tussen oorlogvoering en organisatieverandering. In het toenmalige China stond de primaire levensbehoeften constant onder druk en er waren nauwelijks zekerheden. Overleven was destijds prioriteit nummer 1. Voor de generaal Sun Zi was het behalen van succes dan ook het verschil tussen winnen of overwonnen worden. Al zijn activiteiten stonden volledig ten dienste van het behalen van succes, de overwinning. Hij bepaalde zijn strategie op basis van 5 specifieke invloeden die hij in zijn eigen voordeel aanwende. En zelfs nu vormt het uiteindelijke resultaat, een succesvolle verandering, nog steeds het bestaansrecht voor de meeste organisaties. De 5 factoren die Sun Zi gebruikte, bieden organisaties een concrete invloed op het veranderingsproces.
Wat is nodig om succesvol te veranderen?
De 5 sleutelfactoren die zorgen voor een succesvolle veranderingen hebben een concrete en directe invloed op het proces. En het gaat hierbij om het specifiek kiezen van die veranderingen die echt bijdragen aan het succes. Hierbij is het essentieel is om te focussen op de aanleiding, ‘het waarom’ van de verandering. Succesvolle organisaties richten zich niet op het controleren en bewaken om te voorkomen dat dingen mis kunnen gaan. Maar focussen op het leren van gemaakte fouten. Zij zetten daarbij optimaal in op de volgende 5 factoren:
1. Motivatie en vertrouwen
Vertrouwen en motivatie van medewerkers zijn essentieel in het veranderingsproces. Vertrouwen en motivatie zijn moeilijke te sturen en niet tastbare zaken. Het vormen echter wel de cruciale factoren in het proces. Succesvolle managers genieten het vertrouwen en het respect van de medewerkers. Ze weten de medewerkers te inspireren en motiveren tot uitzonderlijke resultaten. Door een beroep te doen om de kwaliteiten en talenten van de medewerkers en door ze daarnaast verantwoordelijk te houden voor hun eigen resultaten. Hoe groter de persoonlijke betrokkenheid van de medewerkers, hoe groter de gedrevenheid en motivatie.
2. Strategie
Een zorgvuldige analyse van de huidige situatie geeft inzicht in het functioneren van de organisatie, de context én niet onbelangrijk de kwaliteiten van de medewerkers. Dat vergt voorbereiding, inzicht, een helicopterview en ‘out of the box’ denken. Het besef dat wat er feitelijk gebeurd niet afhankelijk is van de keuzes die gemaakt worden maar van de interactie tussen mensen, is een belangrijke succesfactor. De strategie moet gebaseerd zijn op het het stimuleren van positieve onderlinge relaties en het zoveel mogelijk wegnemen van de negatieve teneur. De problemen zitten vaak in verborgen onder de tafel, in onderstromen. Het erkennen en onderkennen hiervan is erg belangrijk. Een strategie die in de praktijk succesvol blijkt te zijn, is die van het binnenhalen en behouden van de juiste mensen en afscheid nemen van medewerkers die niet passen. Dat vraagt om inzicht, durf en doorzettingsvermogen.
3. Leiderschap
Succesvol leiderschap zet de beste mensen op de grootste uitdagingen in plaats van op de grootste problemen. Zij geven leiding geven door te vragen en niet door met antwoorden klaar te staan. Het vinden van de juiste persoon heeft meer te maken met karaktereigenschappen en aangeboren capaciteiten dan met kennis, achtergrond of vaardigheden. Succesvolle bedrijven focussen zich op het vinden van de juiste persoon voor de job. Door daarnaast de gewenste resultaten te definiëren in de vorm van de behoeften en belangen van de medewerkers worden de medewerkers op een natuurlijke manier gemotiveerd. Tijdens het proces zal de manager voortdurend toetsen in hoeverre de gevolgde strategie het juiste effect heeft, zodat hij indien nodig kan bijsturen.
4. Infomatie
Transparantie in informatievoorziening is essentieel. Net als een reëel beeld van de situatie tijdens het proces. Relevantie informatie dient ook voor iedereen beschikbaar te zijn. Enerzijds om bij te kunnen sturen bij bedreigende situaties. Anderzijds om medewerkers te informeren over de concrete resultaten van hun inspanningen. Hierdoor blijven de werknemers betrokken.
5. Communicatie
Het (bij)sturen van eenvoudig en effectief als de communicatiestructuur zorgvuldig is afgestemd op de doelgroep. De structuur zrogt ervoor dat de continuïteit en betrouwbaarheid van de informatie alle betrokken partijen bereikt. Er dient een klimaat creëert te worden waar echt wordt geluisterd en waar ruimte is voor de waarheid. Het gebruik van dialoog en debat zijn de beste communicatiemiddelen. Daarnaast is het essentieel om naar oorzaken te zoeken en niet naar schuldigen.
Geen garantie voor succes
Het is lastig om een veranderingen binnen een organisatie te realiseren die succesvol zijn. Vaak wordt er veel energie gestoken in het aanpassen van organisatiestructuren of ICT systemen. Of slechts een deel van het probleem wordt aangepakt in plaats van het hele probleem. De wijzigingen in structuren en systemen hebben echter geen directe relatie met de resultaten van het veranderingsproces. Het maakt niet uit of de organisatie proces- or matrix gestuurd ingericht is zolang de organisatie structuur maar simpel is. Het implementeren van nieuwe ICT systemen leidt ook niet ‘automatisch’ tot een succesvol resultaat. Het is geen garantie voor een succesvolle verandering.
Kwestie van doen!
Succesvol veranderen is voor een groot gedeelte afhankelijk van de kwaliteit van de leiders en managers. Hierbij is het minder belangrijk wat de manager weet en wat deze persoon kan, maar vooral wie die persoon is en hoe deze de omgeving weet te motiveren en inspireren. En met de juiste mensen aan boord is het een kwestie van doen!
Vind je de tekst van mijn blog interessant? Je kunt de tekst via onderstaande socials eenvoudig delen: