Deadlines worden niet gehaald
In mijn werk kom ik vaak bij ondernemingen waarbij de periode afsluitingen altijd stressvol zijn. Deadlines worden niet gehaald, overgewerkt is noodzakelijk en fouten lijken zich wel op te stapelen. Voor het management van bedrijven is dit heel herkenbaar. Lijkt het alsof de druk om de cijfers steeds sneller op te leveren groter wordt? Het gevoel hebben dat je van de ene afsluiting direct weer met de volgende afsluiting bezig moet zijn. Herkenbaar?
Dit is echt niet nodig. En het is ook niet nodig om allerlei ingewikkelde en dure automatisering tools te gebruiken. De oplossing is relatief simpel. Alles draait om twee dingen:
– kwalitatief goede input
– gestructureerde controles
Kwalitatieve goede input
Kwalitatieve goede input gaat om het first time right principe wat veel in het Lean werken wordt gebruikt. Als je ervoor zorgt dat de eerste verwerking juist is, vermindert dit correcties in het later proces. De term Lean werken is in 1988 geïntroduceerd door John Krafcik, de roots liggen echter veel verder terug. Het Lean werken is halverwege de jaren ’20 in Japan ontstaan bij de Toyota fabrieken. De principes van Lean werken waren destijds gericht op het reduceren van doorlooptijden en het verlagen van de kosten van productieprocessen en ook nu is de term actueel. Het Lean werken omvat meer dan een stroomlijning van de processen, het gaat om de toegevoegde waarde van de diensten voor je klant. Bij rapportages gaat het dan om de interne klant (de directie) of externe klant (moeder- of investeringsmaatschappijen).
Gestructureerde controles
Gedurende de periode is het belangrijk om de meest essentiële controles uit te voeren. Aansluitingen tussen bijvoorbeeld rekening couranten, banksaldo’s en dergelijk kunnen wekelijks of dagelijks gedaan worden. Dit beperkt zoek- en afstemmingswerk. Door het naar voren halen van belangrijke controles bespaar je heel veel tijd. In veel ERP pakketten bestaat de mogelijkheid om boekingen af te letteren. Gebruik deze functie om boekingen op tussenrekeningen eenvoudig tegen elkaar weg te strepen en ten alle tijde een overzicht te houden van de opbouw van het saldo.
5 Stappen om het proces te optimaliseren
Er zijn 5 simpele stappen om het proces met betrekking tot de periode afsluiting te verbeteren. Je kunt deze 5 stappen direct toepassen in jouw werksituatie.
Stap 1:
Het begint allereerst met het definiëren van de noodzakelijke output (de rapportages, de KPI’s) en de vastlegging waarom deze rapportages nodig zijn. Het komt regelmatig voor dat rapportages gemaakt worden waar niemand meer naar kijkt. Enerzijds omdat de informatie achterhaald is (door te late rapportages) of anderzijds omdat de informatie totaal niet relevant is. Definieer de toegevoegde waarde van de rapportages. Als deze toegevoegde waarde niet gedefinieerd kan worden, schrap dan de rapporten. Schrap ook de rapporten waar als de redenen opgegeven wordt: ‘we hebben het altijd zo gedaan’ of ‘de directie wil dit rapport nu eenmaal’. Er moet een duidelijke toegevoegde waarde en reden voor de rapporten zijn.
Stap 2:
Breng de processen in kaart om deze informatie te kunnen opstellen. Wat is er voor nodig? Waar komt de informatie vandaan? Inventariseer de problemen die er nu zijn met de periode afsluitingen. Waar loop je steeds tegenaan? Welke correcties dienen elke keer gemaakt te worden? Welke stroom in het proces zorgt voor oponthoud of vertraging? Moet je altijd wachten op bijvoorbeeld het inventarisatie rapport van de afdeling magazijn of van het overzicht met de nog te factureren verkoopfacturen. Breng de onderlinge afhankelijkheden in kaart en definieer alle activiteiten in het afsluitingsproces.
Stap 3:
Streef naar perfectie van de 1e input. Als je de 1e input (het boeken van bijvoorbeeld de inkoopfactuur) op een correcte wijze doet, hoef je gedurende het proces de boeking niet te controleren en/of te corrigeren. Zorg dus voor een kwaliteitscontrole aan de voorkant. Stel richtlijnen op hoe administrateurs om moeten gaan met investeringen, vooruitbetalingen, termijnbetalingen, intercompany boekingen, dimensies etc. Leid de administrateurs op om bewust de administratie te verwerken. Een incentive instellen voor het op een juiste wijze invoeren van de administratie op deze afdeling werkt motiverend en stimulerend.
Bekijk vervolgens waar in het proces nog verbeteringen mogelijk zijn. Waar en hoe kun je de doorlooptijd verkorten? Elimineer de verspilling van tijd (conform Lean six Sigma principe). Benut de kracht van technologie door verschillende typische punten zoals intercompany aansluitingen, voorraadwaarderingen en afloopcontroles te automatiseren.
Stap 4:
Maak gebruik van een periode afsluitingschecklist met alle stappen en controles. Dit kan eenvoudig door het gebruik van Excel maar ook met een volledig geïntegreerde ERP oplossing. Geef aan wie de werkzaamheden uitvoert en wanneer en ook wie er verantwoordelijk voor is. Gebruik deze checklist ook om verstoringen/uitdagingen en problemen vast te leggen. Waar ben je deze periode tegenaan gelopen en wat kan volgende keer beter. Evalueer het proces.
Zorg voor één rapportagedatabase met één versie van de waarheid om problemen met afstemmingen tussen jaarrekeningen, managementrapportages en concern rapportages te elimineren.
Stap 5:
Gebruik het plan–do–check–act principe gedurende het hele proces en elke volgende periode afsluiting. Plan: Identificeer wat en hoe je de werkzaamheden zou willen uitvoeren. Do: Bepaal hoe de werkzaamheden uitgevoerd zijn. Check: Wat ging goed? Of wat juist niet? Wat kan volgende keer anders? Act: Standaardiseer de zaken die goed gaan.
Door bovenstaande stappen toe te passen, kun je binnen enkele maanden al uitstekende resultaten behalen en de doorlooptijd van de periode afsluiting aanzienlijk beperken. Houd er rekening mee dat de wijze waarop je dit proces aanpakt het tempo van de verandering bepaald.
Stuur mij een bericht als je meer informatie of een voorbeeld van een periode afsluiting checklist wilt ontvangen. Ik help je graag.
Vind je de tekst van mijn blog interessant? Je kunt de tekst via onderstaande socials eenvoudig delen: